Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số thế nào cho đúng?

Doanh nghiệp nào cũng sẽ sở hữu ít nhất một chữ ký số. Vậy việc sử dụng và và quản lý chữ ký số thế nào cho đúng theo quy định pháp luật? Tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới của FastCA nhé!

Quy định về tính pháp lý của chữ ký số

Chữ ký số của doanh nghiệp “được xem là đáp ứng” (có giá trị trước pháp luật) nếu thỏa mãn một số những điều kiện nhất định theo quy định dưới đây:

Với chữ ký số sử dụng trong nước: Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về tính đảm bảo an toàn, không thể giả mạo của văn bản được ký bằng chữ ký số sử dụng trong nước:

Điều kiện 1: Chữ ký số sử dụng trong nước cần được t...

Doanh nghiệp nào cũng sẽ sở hữu ít nhất một chữ ký số. Vậy việc sử dụng và và quản lý chữ ký số thế nào cho đúng theo quy định pháp luật? Tìm hiểu ngay trong bài viết bên dưới của FastCA nhé!

Quy định về tính pháp lý của chữ ký số

Chữ ký số của doanh nghiệp “được xem là đáp ứng” (có giá trị trước pháp luật) nếu thỏa mãn một số những điều kiện nhất định theo quy định dưới đây:

Với chữ ký số sử dụng trong nước: Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về tính đảm bảo an toàn, không thể giả mạo của văn bản được ký bằng chữ ký số sử dụng trong nước:

Điều kiện 1: Chữ ký số sử dụng trong nước cần được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực. Song song với đó, khóa công khai ghi trên chứng thư số đó cần phải kiểm tra được.

Điều kiện 2: Chữ ký số cần được một trong các tổ chức đảm bảo quy định pháp luật cấp.

Điều kiện 3: Khóa bí mật là khóa dùng để tạo chữ ký số và chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Với chữ ký số sử dụng nước ngoài: Điều 43, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về chữ ký số sử dụng nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện:

• Chứng thư số nước ngoài đó phải còn hiệu lực sử dụng.
• Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài cần được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam hoặc chấp nhận trong giao dịch quốc tế.

Quy định về chữ ký số đối với người ký

Theo Điều 78, Nghị định 130/2018/NP-CP quy định về nghĩa vụ của người ký trước khi thực hiện ký số là phải thực hiện quy trình kiểm tra trạng thái chứng thư số như sau:

• Kiểm tra trạng thái chứng thư số của mình trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó;
• Nếu chứng thư số được cấp bởi dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng thì phải kiểm tra trạng thái của chứng thư số đó trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
• Nếu kết quả kiểm tra của 2 trường hợp trên đồng thời có hiệu lực thì người ký được thực hiện ký số. Ngược lại, nếu có 1 trong 2 trường hợp trên không có hiệu lực thì người ký không được thực hiện ký số;

Nghĩa vụ của bên chấp nhận chữ ký số

Căn cứ vào điều 79 của Nghị định 130 quy định về nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực chứng thư số và chữ ký số khi nhận thông điệp dữ liệu được ký số như sau:

– Người nhận phải kiểm tra các thông tin sau trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký:

• Trạng thái chứng thư số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số của người ký;
• Chữ ký số phải được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký;

– Quy trình kiểm tra của người nhận được thực hiện như sau:

• Kiểm tra trạng thái chứng thư số tại thời điểm thực hiện ký số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số đó (được quy định tại Điều 5 của Khoản này) trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp;
• Nếu người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp thì phải kiểm tra trạng thái của chứng thư số đó trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;

Nếu kết quả kiểm tra của 2 trường hợp trên đồng thời có hiệu lực thì chữ ký trên thông điệp dữ liệu có hiệu lực;

– Khi nào người nhận dữ liệu được ký số phải chịu trách nhiệm?

• Người nhận không tuân thủ các quy định tại các khoản của điều này;
• Người nhận đã biết hoặc được thông báo về sự mất tin cậy của chứng thư số và khóa bí mật của người ký;

Quy định về hình thức của chữ ký số trên văn bản

Điều 12, 13 Thông tư 01/2019/TT-BNV quy định về hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản và cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, cụ thể:

Với người có thẩm quyền ký ban hành văn bản:

• Vị trí: Ở vị trí ký của người có thẩm quyền.
• Hình ảnh: chữ ký trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png).

Với cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

• Vị trí: trùm lên 1/3 chữ ký người có thẩm quyền về phái bên trái.
• Hình ảnh: con dấu, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của con dấu, định dạng (.png).
• Thông tin: Tên của cơ quan, tổ chức, thời gian ký.

Ai là người giữ chữ ký số trong doanh nghiệp?

Về việc ai là người giữ chữ ký số, hiện tại pháp luật vẫn chưa có quy định cụ thể về vấn đề này. Theo quy định về nghĩa vụ của người ký chữ ký số nêu trên thì người giữ chữ ký điện tử có thể là người ký chữ ký điện tử đó hoặc là người đại diện hợp pháp (đại diện theo hợp đồng ủy quyền).

Kết luận

Trên đây là một vài thông tin cơ bản giúp bạn đọc hiểu hơn về cách quản lý, sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp. FastCA là một trong những nhà cung cấp sản phẩm chữ ký số HSM và USB Token hàng đầu thị trường. Quý chủ doanh nghiệp và anh chị kế toán có nhu cầu nhận tư vấn thêm về các sản phẩm chữ ký số của FastCA có thể liên hệ trực tiếp:

Công ty Cổ phần chữ ký số FastCA

Địa chỉ: Tầng 3, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, P. Mỹ Đình 2, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội
Email: info@fastca.vn
Hotline: 08.1900.2158
Website:https://fastca.vn/

Bài viết liên quan

Hướng dẫn cài đặt cấu hình chữ ký số trên Cổng dịch vụ công Thuế mới nhất hiện nay

Jan 27, 2026

[Mới] Hướng dẫn chi tiết cập nhật chữ ký số lên trang Dịch vụ công

Jan 27, 2026

Hướng dẫn tra cứu cấp bù FastCA trước 22/12/2025 để tránh gián đoạn dịch vụ

Nov 18, 2025

Hướng dẫn ký số trên File PDF cập nhật mới nhất 2025

Oct 01, 2025